Plan de formación: qué es y cómo diseñarlo para tu empresa

Para que las empresas puedan adaptarse a los constantes cambios y nuevas demandas del mercado es necesario que sus trabajadores estén actualizados y dispuestos a mejorar sus habilidades. Por ello, sin importar el tamaño o el sector de la organización, la formación continua tiene un gran peso dentro del desarrollo y el crecimiento de una empresa.

En este artículo te explicaremos en qué consiste un plan de formación para empresas y te proporcionaremos todos los pasos para que puedas diseñar uno que aporte valor real a tus empleados.

¿Qué es un plan de formación para empresas?

Un plan de formación es una estrategia diseñada para mejorar las habilidades y conocimientos de los trabajadores dentro de una empresa. En él se incluyen todos los elementos necesarios (y complementarios entre sí) para garantizar el crecimiento profesional de los empleados y que puedan desarrollar sus funciones de una forma más eficiente.

El departamento de Recursos Humanos (RR.HH.) es el encargado de esta tarea, que se tendrá que asegurar de diseñar un plan acorde a los objetivos de la empresa, de su posterior implementación y de realizar un seguimiento de los resultados.

¿Por qué es importante un plan de formación para las empresas?

Hay que destacar que la formación no está centrada en formar a cada empleado individualmente, sino también en impulsar el rendimiento y la productividad general de la empresa. Por eso, las ventajas se producen en ambas partes.

Beneficios para la empresa

• Retención de talento. Los empleados valoran que las empresas les faciliten oportunidades para desarrollarse profesionalmente, lo que contribuirá a mejorar nuestra relación con ellos y a reducir la rotación de personal.
• Aumentar el employee engagement. Cuanto más comprometidos y motivados estén nuestros empleados, mayor será su productividad y satisfacción dentro de la empresa.
• Mayor competitividad de tu empresa. La formación de los profesionales es clave a la hora de competir en el mercado, ya que nos permite adaptarnos con mayor facilidad a los cambios y dificultades que se nos presenten.
• Crear un equipo interdisciplinario. Gracias a la formación continua, los empleados podrán formarse en diferentes tipos de habilidades, logrando crear equipos más versátiles y funcionales.

Beneficios para los empleados

• Crecer profesionalmente. La formación les permite desarrollarse profesionalmente en nuevas habilidades y conocimientos que pueden aplicar en sus puestos de trabajo. Y no hay mayor satisfacción que el trabajo bien hecho.
• Crecer personalmente. Además de las competencias profesionales, también se contribuye a su crecimiento personal, incluyendo cualidades como la confianza, una buena comunicación o la capacidad para resolver problemas.
• Aumentar su satisfacción. Las oportunidades de formación son uno de los factores que influyen en la satisfacción de un trabajador dentro de la empresa. Si se sienten valorados e invertimos en su mejora, los profesionales estarán más motivados a la hora de desempeñar sus funciones.
• Mejorar su empleabilidad dentro de la empresa. Al estar más capacitados en diferentes competencias, los empleados tienen más oportunidades de crecer dentro de la empresa.

Cómo diseñar un plan de formación paso a paso

1. Análisis de la situación

El primer paso será realizar un análisis para conocer cuál es el estado actual de nuestra empresa en el mercado para así identificar cuáles son las posibles necesidades de los empleados. Para realizarlo, puedes empezar respondiendo a estas preguntas:

• ¿Cuáles son las habilidades de nuestros empleados? ¿Son suficientes para sus puestos de trabajo?
• ¿Hay áreas y/o departamentos que necesiten mejorar? ¿Por qué?
• ¿Cuáles son los objetivos estratégicos de la empresa? ¿Los estamos cumpliendo? Y si no, ¿qué necesitamos para lograrlo?
• ¿Qué sugieren nuestros empleados?

Es recomendable que utilices métodos de investigación, como encuestas y entrevistas, para conocer las competencias y necesidades de tus empleados.

2. Elegir el target

Una vez hayamos completado el análisis previo, es hora de identificar qué empleados o departamentos van a realizar la formación.

Para definir el target, podemos dividir a los empleados según:

• Su departamento. Aquí se ofrece la misma formación para todos los miembros.
• Su rol. También podemos agrupar a los empleados dependiendo de sus funciones, responsabilidades y niveles de experiencia dentro de la empresa.
• Sus necesidades individuales. Conocer las necesidades de cada trabajador puede ser complicado, pero te asegurarás de que la formación sea más personalizada y efectiva.

Si no sabes por dónde empezar, siempre puedes priorizar en aquellos empleados y/o departamentos que tengan un mayor impacto en los objetivos estratégicos de la empresa.

3. Definir los objetivos

El siguiente paso sería definir cuáles van a ser los objetivos a seguir, los cuales deben seguir una metodología SMART:

• (S) Específicos
• (M) Medibles
• (A) Alcanzables
• (R) Realistas
• (T) Temporales

Por ejemplo, imagina que tu empresa está en proceso de internacionalización y os habéis dado cuenta de la importancia del inglés en el trabajo porque los miembros del departamento de marketing tienen miedo de cambiar de idioma cada vez que hay una reunión. Entonces, nuestro objetivo podría ser: “Mejorar el inglés de todo el equipo de marketing en los próximos 6 meses”.

4. Diseñar el plan de formación

• Definir el contenido formativo. Para hacerlo, tendremos que recurrir a toda la información que hemos recopilado en los pasos anteriores, recordando que el contenido debe responder a las necesidades de los empleados y la empresa. También podéis optar por ofrecer diferentes tipos de contenidos para que los profesionales puedan elegir la opción que más les interese, desde habilidades técnicas hasta soft skills.
• Elegir el método de formación. Dependerá del tipo de contenido y de la opción que mejor se adapte a los empleados, pudiendo encontrar: cursos presenciales, plataformas e-learning, sesiones en grupo, talleres, etc. En base a ello, es posible que necesitemos gestionar también los recursos necesarios, como materiales o formadores externos.
• Establecer un calendario. Debemos establecer cuáles son las fechas de inicio y fin de la formación. Además, definir cuál será la duración del curso para que los empleados puedan planificarse con tiempo.

Los profesionales coinciden en que lo ideal son las clases 1 to 1 imponiéndose el modelo online, aunque en la franja de entre 30 y 39 años hay hasta un 16% que sigue apostando por la presencialidad.

5. Implementar el plan de formación

En este paso hay que asegurarse de que el plan de formación se lleve a cabo según lo planificado anteriormente, por lo que vamos a necesitar coordinar y gestionar todo cuidadosamente para ello.

Para una correcta implementación, vamos a dividirla en tres fases:

• Comunicación. Lo primero es comunicarles a los empleados todos los aspectos relacionados con la formación, incluyendo los objetivos y beneficios para motivarlos a participar. Se puede hacer a través de una reunión o un email informativo.
• Logística. Lo segundo es asegurarnos de que los recursos necesarios (instalaciones, plataformas, profesores, etc) para la formación están disponibles y son accesibles para los trabajadores, pero también de que tengan claro cuándo y dónde se va a realizar.
• Seguimiento. Y lo último es supervisar la participación de los empleados, realizar un seguimiento de su progreso y proporcionarles apoyo si fuera necesario.

6. Evaluación de los resultados

La evaluación de los resultados es el paso final, donde vamos a medir cómo de efectivo ha sido el plan de formación y comprobar si los objetivos se han cumplido.

Algunas acciones que puedes realizar son:

• Medir el rendimiento con KPIs. Estos indicadores nos indicarán qué impacto ha tenido la formación según los resultados obtenidos. Por ejemplo, el ratio de participación o de finalización del curso.

• Obtener feedback de los empleados. Nos servirá para conocer cómo ha sido su experiencia realizando la formación y conocer su nivel de satisfacción.

• Analizar el desempeño laboral. Podemos medir si las competencias de los empleados han mejorado gracias a la formación y si ha contribuido a alcanzar los objetivos de la empresa.

Una vez hayas recogido todos los datos necesarios, puedes revisar qué aspectos (contenido, método, etc) han funcionado bien y cuáles habría que cambiar y/o mejorar en el futuro.

Ejemplos de plan de formación

Hay muchas organizaciones, tanto en ámbito nacional como internacional, que pueden servirte como inspiración. Sin embargo, no tienes que irte tan lejos, en Twenix contamos con diferentes ejemplos de empresas que buscaban una manera de mejorar las habilidades de sus profesionales (en este caso, hablar inglés) y fidelizar su talento interno. En otro artículo os contábamos el ejemplo del caso de éxito de TravelgateX, una plataforma turística que reconoció la necesidad a la que se enfrentaba su organización y decidió ofrecer formación de inglés para su equipo.

¿Por qué incluir el inglés en el plan de formación?

El inglés es una habilidad esencial para cualquier sector, sobre todo para las organizaciones que quieran ser más competentes en el mundo de los negocios. Sin embargo, en nuestro último informe sobre la formación de inglés en las empresas españolas 2024, más de la mitad de los encuestados admitieron no sentirse cómodos hablando inglés (56%). Y eso es un problema que se debe solucionar de manera interna.

Es por eso que te recomendamos la metodología Twenix, diseñada para adaptarse a las necesidades de los profesionales: clases individuales de 26 minutos con 100% de conversación, flexibles 24/7 y personalizadas para que encuentres el microcurso que mejor se adapta a tu sector profesional.